Comment organiser son travail au quotidien

Organiser son travail au quotidien, c’est s’assurer d’être performante et libérée de tout stress. Voici quelques astuces à mettre en place pour un travail serein et efficace.

Aménager son espace de travail

J’ai longtemps travaillé dans ma salle à manger (voir article “La charge mentale et l’entrepreneuriat“). La maison étant la plupart du temps vide, je ne m’accordai pas le droit de m’offrir un endroit dédié à mon activité. C’était une très mauvaise idée. Entre la famille qui rentre et qui ne définit pas que vous êtes en train de travailler. Vos outils que vous devez sans cesse ranger… bref, offrez-vous un vrai espace de travail, confortable et chaleureux, vous aurez d’autant plus envie de travailler.

Avoir des horaires établis

Ne travaillez pas 24h sur 24 et 7 jours sur 7, c’est épuisant et peu efficace. Fixez-vous des horaires “normaux” en tenant compte de vos impératifs familiaux. N’oubliez pas de vous accorder des plages de détente pour le sport ou pour vos activités de loisirs. On travaille mieux détendue et relaxée 😉

Limitez les activités chronophages

Aller vérifier ses emails dès qu’une notification tombe, faire un tour sur Facebook en attendant qu’une page charge, faire une petite visite de Pinterest entre 2 taches… c’est tentant mais c’est une très mauvaise idée. Ces activités nous font quitter l’énergie qu’on avait mobilisé sur la tache en cours.  Il faudra 10 minutes pour se remettre dans le bain et être à nouveau efficace. Planifiez sur votre agenda des plages emails et réseaux sociaux bien établies pour faire votre petit tour du net.

Ranger sa boîte email pour organiser son travail au quotidien

Je suis régulièrement apeurée par les boites emails de mes clients et collègues. Conserver tous ses emails dans la boîte de réception est une très mauvaises idées.

• Premièrement, vous risquez de zapper des informations importantes parce qu’elles sont parties trop loin
• Deuxièmement, vous peinez à retrouver des informations car tout est mélangé.

Voici comment je procède. Je crée un dossier (sur orange ça se passe comme ça, sur outlook comme ça, sur Mac comme ça, …) pour chaque nouveau client. Une fois le sujet de l’email reçu, je glisse le message dans le dossier.

Avec cette méthode, seuls les emails n’étant pas traités restent dans ma boite à email. Je visualise tout de suite les tâches à effectuer et je n’oublie personne.

Gérer son agenda

N’imaginez pas une seconde que vous allez vous souvenir de tout ce que vous avez à faire. Se servir de l’agenda natif de son ordinateur ou utiliser Google Agenda pour organiser son travail au quotidien est une très bonne idée. Planifiez vos tâches au fur et à mesure que vous lisez vos emails en les priorisant :

1. Urgent et important
2. Important
3. Le reste

Planifiez 70% de votre temps et laissez 30% de libre pour les urgences.

Synchronisez votre agenda d’ordinateur avec votre téléphone pour pouvoir noter une tâche à faire lorsque vous êtes à l’extérieur et vous libérer l’esprit.

Ne perdez pas de temps avec la facturation

Soyez organisée dans votre facturation. Comme je l’indiquais dans l’article “Auto entrepreneur: facturation et charges“, j’utilise les services de MyAE.fr et j’en suis ravie. J’ai en parallèle un fichier excel de suivi de facturation (téléchargeable ici). Avec ses outils, faire un devis ou une facture me prends 5 minutes chrono. Je sais exactement où en sont le paiement des mes factures et le montant des charges à prévoir.

Pensez rentabilité

Arrêtez de perdre votre temps sur des projets gratuits ou sous payés. Pour pérenniser votre entreprise et continuer à servir vos clients, vous avez besoin de facturer vos prestations avec un tarif juste (voir article “Le prix de vos prestations“). N’oubliez pas que le temps que vous passez à faire des choses gratuites est du temps que vous ne passez pas à trouver de nouveaux clients !